NF-e: o bicho não é tão feio.


{mosimage}A NF-e nada mais é do que um documento digital, emitido e armazenado eletronicamente, para registrar operações de circulação de mercadorias ou de prestação de serviços. Para a especialista Francine Nonaka, o processo é muito simples e as empresas já tem no mercado ferramentas para fazer comunicação direta entre software de gestão e a Secretaria de Fazenda.

Trabalho há anos com sistemas de suporte a gestão de negócios e, ao longo do tempo, não é difícil observar como mudanças tributárias inquietam empresas de quaisquer portes ou setores. O temor a alterações nessa área sensível das empresas é compreensível, mas poucas vezes vi reações tão agudas quanto as que muitos gestores vêm demonstrando em relação à Nota Fiscal Eletrônica. O curioso é que a nova maneira de gerar documentos fiscais não é um bicho tão feio quanto andam desenhando e, ainda, facilita de fato a vida das empresas.

Na verdade, a NF-e é um documento digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de registrar, para fins fiscais, operações de circulação de mercadorias ou de prestação de serviços. Sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do remetente (garantia de autoria e de integridade) e pela recepção do documento pelo Fisco. Para isso, a Secretaria da Fazenda disponibiliza um software pelo qual é possível fazer a transmissão do documento, validação, assinatura e demais processos – porém, tudo de forma manual.

Para empresas que já utilizam algum software de Gestão Empresarial e que têm grande quantidade de movimentações, o processo manual realmente não é viável. Imagine gerar centenas de notas à mão, digitando dados um a um, validando os vários campos e por fim remetendo cada documento fiscal a um cliente. É quase um pedido para que ocorram erros, e aos montes.

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Para evitar esse tipo de problema e acelerar o procedimento – importante, já que nesse caso textualmente tempo é dinheiro –, já existem no mercado ferramentas, entre as quais uma desenvolvida pela empresa que dirijo, para fazer comunicação direta entre software de Gestão e SEFAZ. Esses sistemas usam padrões como XML e Webservices de forma transparente e intuitiva, evitando erros e agilizando o processo como um todo. O resultado é que o trabalho ganha praticidade e, não duvide, é bem mais ágil do que a emissão das velhas notas em papel.  

Talvez um dos pontos que justifique o receio com a adoção da NF-e é o prazo de conservação do documento. De fato, o arquivo digital precisa ser guardado tanto pelo emitente quanto pelo destinatário por nada menos que 6 anos e, ainda, deve ser apresentado ao fisco sempre que solicitado. Essa novidade tem causado preocupações já que é pelo menos enorme a responsabilidade de manter incólumes centenas ou milhares de arquivos digitais por período tão longo. Um backup mal feito ou um defeito nos computadores pode levar a perda das informações. Uma das soluções que temos sugerido a nossos clientes, e que nos parece bem razoável para evitar riscos, é a armazenagem das notas em datacenter com recursos de redundância e em servidores seguros.

Sim, isso pode soar como uma complicação a mais na já nada tranqüila vida contábil das empresas. A verdade, porém, é que a NF-e oferece diversas vantagens – a começar pela liberação da área de armazenagem até então usada para guardar os documentos impressos. Além disso, conservar as NF-e em datacenter é competitivo em relação aos custos de impressão, envelopamento e postagem das notas em papel. Mais ainda, a transmissão da nota eletrônica para o depósito digital é automática, livrando o gestor de dores de cabeça com esse quesito.

Por enquanto, todas as obrigações legais – como Sintegra, Gia e Livros Fiscais, entre outras – continuam valendo. Com o tempo, a tendência é que essas obrigações acessórias sejam também substituídas ou até dispensadas.

Embora as mudanças pareçam complexas de início, elas trarão benefícios aos envolvidos, reduzindo custos e facilitando processos. Claro que o controle passa a ser mais rigoroso, sem muitas aberturas para fazer “interpretações criativas” das leis, mas os otimistas vêm imaginando que a adoção dessas tecnologias também servirá para, futuramente, trazer simplificação e redução nos tributos. Se isso de fato ocorrer, já terá válido a pena a mudança. Vamos torcer.


* Francine Nonaka é CEO da Dzyon S/A (www.dzyon.com), companhia da área de softwares de ERP e de suporte a negócios.

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